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昌平区安全生产协会 时间:2018-4-26 来源:  【字体:   打印本页】 【关闭本页】

企业法规查询评价系统的建立对企业HSE管理的作用

常莎  北京启迪注册安全工程师事务所有限责任公司

 

80年代一些发达国家的组织在质量管理标准化获得成功后,健康、安全与环境管理的标准化活动也逐渐发展。1996 1 月,ISO/TC67SC6分委会发布了 ISO/CD14690 《石油和天然气工业健康、安全与环境管理体系》(标准草案)。之后ISO组织又发布了ISO14000《环境管理体系》、ISO18000《职业安全健康管理体系》,我国将其等同转换为国家标准GB/T14001《环境管理体系 要求》、GB/T14002《环境管理体系 指南》、GB/T184001《职业健康安全管理体系  要求》、GB/T18002《职业健康安全管理体系指南》,这几个标准成为企业HSE管理工作的重要依据。伴随着“生产安全”到“安全生产”的理念转变,“要我安全”到“我要安全”的意识转换,HSEHealthy Safety &Environment,以下简称“HSE”)管理工作的形式、内容变得更加丰富化、系统化,与企业实际工作的适宜性、实用性显着提高。为进一步促使企业HSE管理水平的稳步提高,减少由于技术间或系统间缺乏联系、整合而限制企业HSE管理的优化,有必要将当地和企业实际与现有管理方法、技术相结合,探索新模式。

1. HSE法规查询及评价系统的建立背景

HSE管理方式的核心是PDCA的过程控制方法,其与企业实际的融合情况决定了管理工作是否能正常进行,能否达到预期效果。“两张皮”现象并不一定意味着员工的执行力差、对新工作思路的适应性差,查找根本原因绝大多数在于整套文件、工作流程没有真正契合当地和企业的实际情况。对于企业来说,忽视或不清楚当地实际情况会给企业的发展带来不利后果,当地实际情况中对企业生存与发展影响较大的是政策因素,如何知道企业进行的哪些工作是有相关要求的、如何执行能满足要求,是企业进行工作时不得不考虑的问题。

近年来,我国信息化发展取得积极进展,信息技术应用与国民经济和社会发展的融合日益增强,中国信息化进入了一个全方位、高效益、深层次发展的新时代。各大省市都建立了信息产业园、高新技术开发区,各大产业与信息技术的结合愈加密切,信息技术使同时使现代管理工作愈加便捷。

我国政府颁布了许多环境保护、安全和工业卫生的法律法规和标准,其中强制贯彻执行的内容 违反后企业必须承担相应的法律责任及处罚。本论文从HSE管理工作的基础之一法律法规和其他要求入手,依据GB/T24001-2004《环境管理体系 要求》、GB/T28001-2011《职业健康安全管理体系 要求》中4.3.24.5.2的要求,将法律法规和其他要求的获取、合规性评价与信息技术结合建立“HSE法规查询及评价系统”。通过系统的一体化、制度化的手段来改善企业行为,从而避免因违反法律法规和其他要求而导致处罚、关闭和被投诉曝光。

2. HSE法规查询及评价系统的建立与应用

HSE法规查询及评价系统是基于“从当地和企业实际情况出发,满足企业实际需求”,并融入体系管理思想建立而成的。通过现场调研、查阅文献资料、技术交流等方式,充分了解企业管理状况和体系建设情况的基础上,并经过调研准备、收集整理、程序编制、试运行和征求意见等各个阶段,结合信息技术并结合现有的技术成果,以HSE管理的基础-法规的学习、使用、评价为例主要内容。

该系统明确了各个部门的职责和社会责任,使管理层和基层都能使用并方便日常工作,更充分体现了以人为本、细致创新的特色。

2.1法规查询与评价系统结构

法规查询与评价系统为企业的作业人员、管理人员提供了一个学习、工作的平台,使法规应用更便捷、工作落实更到位。系统采用B/S结构,方便使用者通过常用浏览器使用所授权的服务,达到不受时间、空间限制的目的。整个系统分为法规查询、合规性评价和系统管理三个模块,各模块下设子模块,以增强适用性。法规查询与合规性评价模块供用户使用,两个部分相互转换,便于使用。系统管理用于系统的维护与更新,可随时进行。

整个系统结构清晰,子模块满足现有工作流程和内容,并可根据企业的需求、规模、业务活动特点和复杂性进行调整。

SHAPE \* MERGEFORMAT

法规体系查询

法规查询

HSE体系查询

合规性评价

职能部门查询

系统管理

关键字查询

法规管理

领导审核

综合评价

条款管理

评价管理

证据管理

评价管理

用户管理



1法规查询与评价系统总体结构图

2.2法规查询与评价系统功能

系统的将各部门工作有机结合在一起,体现各部门的执行、监督职能。以现行的企业需遵守的法律法规和其他要求为数据,并完善具体工作流程,使系统具有法规符合性强、时间节省率高、部门间相关性好的特点,处理好了系统与现有管理文件的连接,简化了工作,易于理解和操作。通过到各部门走访、询问,全面了解企业各部门的职责职能和管理工作,分析和整理企业及各部门适用的法律法规和其他要求及其适用条款,推进企业管理信息化、规范化进程。

信息系统,即数据库(DataBase简称DB)是一个长期储存在计算机内,数据按一定的数据模型组织、描述和存储,且具有较小的数据冗余和较好的数据独立性,允许多个用户开发使用,提供有数据的安全性维护与完整性检查措施的通用数据集合。(数据库)法规查询与评价系统将复杂的文字描述简化为逻辑语言,并将法规、条款、部门划分为不同单元,建立数据库。在法规查询模块建立法规库、条款库、部门信息库,在合规性评价模块建立证据库、评价条款库,两个模块下的数据库可自由切换,并实现准确查询、模糊查询、添加、删除、修改。

2.2.1法规查询

1)法规库

按照体系要求,筛选企业适用的法律法规和其他要求,涵盖国家法律、行政法规、部门规章、地方法规、上级要求、、国际公约、国家标准、行业标准、地方标准。并按照法规体系、HSE管理体系进行分类整理。考虑到不同部门用户的查询需要,按照部门职能,筛选出适用于不同部门的法规,并可按照部门的需求由各部门自行修改本部门适用的法律法规和其他要求。

2条款库

每个法律法规和其他要求都包括企业负责、行业管理、国家监察、群众监督、员工遵章守纪五部分。对于企业管理人员需要了解的是企业负责和行业管理,条款库包含了这两类条款,有助于明确工作内容、进一步规范管理制度,提升管理水平。

3部门信息库

该库储存了企业各部门的信息,并与法规库和条款库相结合,利于各部门人员的学习、执行法规要求。

法规查询模块由法规库、条款库、部门信息库三个数据库组成。用户可以按照法规体系查询、HSE体系查询、职能部门查询和关键字查询四种查询方式查找所需法规,同时可以查询到适用条款,以及导出查询到的法律法规和其他要求清单,使用户更加快速、高效、全面的了解与业务相关的法律法规和其他要求及其条款,从而间接的保证了企业的经济效益和社会效益。

2.2.2合规性评价

该模块通过建立评价条款库和证据库,参考企业历年合规性评价工作及管理流程,筛选出用作合规性评价的条款,并提出评价证据及评价流程。评价条款库是条款库的一部分,是企业HSE管理工作的依据。证据库是合规性评价工作中的所有评价证据的集合,与评价条款库、部门信息库相结合用于审核法律法规和其他要求的遵循性。

该模块使合规性评价管理更加规范、全面,有效的验证了管理工作与法律法规和其他要求的符合性,同时有利于各个部门开展合规性评价的自查工作,以及统计工作,便于及时发现问题、解决问题,有效缩短内审的工作时间和工作负荷。

2.2.3系统管理

该模块用于后台数据管理和支持,便于日常管理和更新,具有随时添加、删除数据以及设定用户权限的功能。随着HSE管理技术、方法的不断发展,对软件及时更新、维护,使软件不断完善,更具实际使用价值。

3. HSE法规查询及评价系统的作用

3.1完善体系建设,加强HSE管理

体系审核的形式包括内部审核、顾客审核和外部审核三种形式。其中内部审核是在顾客审核和外部审核之前由企业完成的,审核经常发现以下问题:

1)法律法规识别不充分、有遗漏、完整性差。

2)已识别法律法规相关性差。

3)对识别出的法律法规和其他要求的具体内容不清楚,也不知道如何执行。

4)员工参与度不高,体系制定与实际实施不一致,存在“两张皮”现象。

HSE法规查询与评价系统”结合企业实际,并选取企业适用的法律法规和其他要求,再根据实际运行情况列出合规性评价条款及证据,并经过各个部门的审核和试运行阶段后正式发布,将法律法规和其他要求对企业、对部门的适用性判断、遵循性评价与企业具体工作流程有机结合。合规性评价的实施可以客观地分析、了解企业自身HSE管理现状与相关法律法规和其他要求的差距,从而提出改进措施,更有效地加强企业HSE管理工作。

系统的建立使HSE管理系统化。系统参照体系审核的流程及体系PDCA 运行模式,从法规及其他要求的学习、针对适用条款的合规性评价,到提出不符合项及整改措施由下到上的一系列管理工作在系统中均有体现,覆盖全面、清晰,易于操作。

系统的建立使HSE管理简约化。企业的工艺、技术、机构、适用法律法规和其他要求等变化可在短时间内修改、更新,省去法律法规和其他要求清单、合规性评价表等相关内容修订的时间。另外有关于法律法规和其他要求的获取、更新、评价等内部审核工作可通过该系统完成,有效缩短审核小组的审核时间,并允许审核人员自由支配工作时间,提高人员效率。

系统的建立使HSE管理标准化。系统的合规性评价模块可以实现法律法规和其他要求的合规性评价落实到条款,使具体工作规范化、标准化,从而逐步实现HSE管理的标准化。

3.2贯彻落实法规及其他要求,促进学法与用法的密切结合

合规性评价存在着选取的适用法律法规和其他要求以及其条目繁多,环境、安全、健康行为产生范围广泛,不知如何开展评价的现象。顺利进行合规性评价工作要从法律法规和其他要求的贯彻落实入手。

学习新法规,跟上新形势。不仅是内审人员,企业各级员工均应加强学习法律法规和其他要求,并根据有关规定调整自身的工作方法及内容,紧跟形势,满足政策要求。通过对条款的解读,制定、修订企业化文件,并能验证自身工作是否满足有关要求。及时了解新要求、新政策,学用结合,使企业管理人员各级员工,熟练掌握与社会主义市场经济相关的法律知识,并运用到本职工作,为构建和谐、法制社会,创造企业健康发展提供有力途径。

增强防范法律风险能力,维护企业权益。在市场经济条件下,企业面临着诸多风险,其中包括法律风险。违反法律法规和其他要求会给企业带来一定的人、财、物损失。该系统的建立能够及时有效地发现企业行为与法律法规和其他要求的差异,采取各项有效措施进行防范和控制,避免承担相关法律责任及企业损失,另外还可识别和分析执行法律法规和其他要求的有利性,如环境保护、新产品、科研一些优惠规定等,促进企业经济效益、社会效益和环境效益的有机结合。

3.3引入信息技术,提高能动性

HSE管理是长期的可持续发展的工作,而不是一劳永逸的,在新的法律法规和其他要求出台或更新时,相关工作会可能需要调整。“HSE法规查询与评价系统”是现代管理模式与信息技术的创新性结合,系统提供的信息化平台便于日常管理,有利于不符合性问题的纠正和预防措施的有效落实及解决,促使人员积极参与,提高人员能动性。

4.法规查询与评价系统应用实例

某集团一研究所为例,其科研、生产、服务活动中,存在火攻品和其它危险化学品。该研究所设有19个部门,5个研究室和8个车间。根据其实际管理程序、部室职能和适用的法律法规和其他要求,建立切实其实际的“法规查询与评价系统”。系统框架结构根据企业需要做了相关调整。